Projektrådgivningen i Århus søger en bogholder/sekretær
Eventuelle yderligere oplysninger kan indhentes hos:
Sekretariatsleder Erik Vithner
tlf. 8612 0342
Ansøgningsfrist: fredag 23. september 2005
Samtaler/interviews gennemføres formentlig onsdag d. 28.9
Timetallet er 37 timer ugentligt, men der kan eventuelt forhandles om en lavere ugentlig arbejdstid hvis ansøger ønsker det.
Tiltrædelse: senest 1. november 2005
Ansøgning indsendes enten til:
Projektrådgivningen
Klosterport 4E, 4.
8000 Århus C
Eller modtages gerne på mail på:
Bemærk dette job vedrører bogholderens opgaver i beskrivelsen nedenfor. Sekretærstillingen er for nylig besat i forbindelse med at vores nuværende sekretær går på efterløn. Desværre fik vores anden sekretær/bogholder kort tid efter en chance hun ikke kunne sige nej til og dermed er stillingen som bogholder/sekretær ledig.
Jobprofil
Sekretær- og bogholderteam – 2 personer i heltidsansættelse
Jobbet
Der er tale om administrative funktioner, hvor sekretær- og bogholderteamet harselvstændige ansvarsområder som følger, idet opgaver anført i kursiv løses af begge.
Bogholderens opgaver:
– Budgetlægning og budgetrevisioner (i samarbejde med lederen)
– Likviditetsstyring
– Almindeligt bogholderi med ind- og udbetalinger, kontering,
– Lønudbetalinger, skat og pensionsregnskaber m.v.
– Personaleadministration
– Rejse- og diætafregninger
– Regnskabsaflæggelse overfor Danida
– Bistå forvaltningsmedarbejder mht. ansøgningers budgetter og likviditetsplaner, kopiering og registrering af ansøgninger samt oprette sagsmapper
– Vedligeholde og udvikle administrative procedurer
– Vedligeholde retningslinier for ansøgninger
– Foretage udbetaling efter anmodning fra projekterne og sende anmodninger til Danida
– Modtagelse og kontrol af regnskabsresultater fra projekterne
– Databasevedligeholdelse
– Opdatering mv. af Concorde C5 light
– Indkøbsservice: kontorartikler, inventar, rengøringsartikler, husholdningsartikler mv.
– Indkøb af tjenesteydelser: IT-support, grafiker, trykkeri o.a.
– Nøgler
– Kontakt til udlejer og kontorfællesskab
Sekretærens opgaver:
– Telefonservice, herunder generel henvenderbetjening/ viderestilling/ information indenfor alle områder på sekretariatet
– Specifik henvenderbetjening vedrørende udsendelse af materialer og telefoninstruktion i brug af www.prngo.dk – desuden søgning i registre m.v. for at kunne indhente informationer, der ønskes oplyst af deltagere/henvendere til aktiviteter
– Medlemsservice: udsende breve til potentielle, oprette i database, opdatere hjemmeside og mailinglister, årlige kontingentopkrævninger, rykkere og behandlinger af anmodninger om nedsat kontingent
– Kursusservice: logistik, tilmeldinger, bekræftelser, betaling, rykkere
– Postservice: behandling af ind- og udgående post og mails, journalisering, pakke breve og pakker såvel som pakning og ekspedition af større forsendelser
– Udskrivning, kopiering og pakning af materiale til udsendelse
– Mødeservice i forbindelse med arrangementer: leje af lokaler, evt. opstilling, bestilling af forplejning, oprydning m.v., opfyldning, kaffebrygning mv.
– Udlejning af kursuslokale: indgå kontrakt, afregning, blomster, koordinere rengøring
– Opbygning og vedligeholdelse af mailinglister, øvrige lister, database etc.
– Rejseservice, hjælp til ansattes og andres rejsearrangementer
– Udarbejdelse og rundsendelse af referater ved interne møder
– Almindelig korrespondance: standardbreve, kvitteringer for modtagelse
– Kopiering og forefaldende kontorarbejde
– Biblioteks- og magasinservice: sortering og arkivering af bøger/magasiner/tidsskrifter/materialer, samt evt. klassificering og listning af samme
– Almen kontorservice: modtagelse og fordeling af varer, pasning af planter, lokaleforbedringer o.l.
– Opbygning og beskrivelse af medlemsarkiv
– Særlige opgaver for de enkelte konsulenter/lederen efter aftale
– Opdatering af hjemmesiden
– Nyhedsbreve: layout til hjemmeside, mails og breve
– Kassen
Da arbejdet foregår i et integreret team og sammen med konsulenterne vil der løbende kunne ske forskydninger i arbejdsopgaverne indenfor det samlede område, ligesom der vil være tale om kontinuerlige back-up funktioner for hinanden og de øvrige medarbejdere. Der er derfor krav om en betydelig direkte intern og åben kommunikation i teamet og en løbende fælles arbejdstilrettelæggelse og fordeling.
Jobbet indbefatter også deltagelse i de fælles opgaver og aktiviteter som gennemføres på sekretariatet, samt deltagelse i de tværgående tiltag i sekretariatet og i organisationen i øvrigt.
Jobbet indebærer i mindre grad mødeaktivitet, seminarer o.l. som foregår udenfor normal arbejdstid.
Det forventes at de to i teamet samarbejder og selv indstiller opgavefordelingen ud fra de aktuelle behov, egne ønsker og personlig/faglig kompetence – ligesom det forventes, at der samarbejdes om udvikling af hele service- og administrationsområdet ikke mindst med henblik på egen jobtilfredsstillelse.
Kvalifikationer
Med udgangspunkt i ovenstående stillingsbeskrivelse stilles der bl.a. følgende krav til de faglige kvalifikationer:
Der er ingen præcise uddannelsesmæssige krav, men ansøgere med uddannelse indenfor kontorområdet vil blive foretrukket.
Medarbejderen skal have erfaringer med og lyst til:
– de under bogholderen beskrevne opgaver
– at indgå i et team
– at bruge IT-Office-pakken – i størstedelen af det administrative arbejde
– at have en række udadvendte kontakter
– at arbejde i en politisk ledet organisation
– at stå for logistik m.v. i forbindelse med møder, undervisning, seminarer eller lignende
Det er en forudsætning, at medarbejderen kan anvende engelsk som arbejdssprog både mundtligt og skriftligt.
Åbenhed og fleksibilitet er helt nødvendige egenskaber, ligesom den ansatte skal være udadvendt i sin optræden.
Det vil være ønskeligt at medarbejderen har følgende personlige kvalifikationer:
– kan administrere et arbejde, hvor frivillige på meget forskellig vis indgår i opgaveudførelsen.
– har generel interesse i u-lande og for internationale forhold
– evner at vise initiativer og være kreativt inspirerende med gennemslagskraft
– udviser ansvarlighed overfor opgave, “kunder”, kolleger og økonomi
– har en høj stresstærskel og kan udvise stor tolerance og kulturel sensibilitet
– har evne til at formulere sig skriftligt – gerne så sikkert, at medarbejderen kan læse korrektur på udgående materiale
– sætter en ære i at yde en god service
– lyst og kapacitet til at arbejde fleksibelt og med flere forskellige opgaver i gang og til at udvikle og vedligeholde administrative procedurer og rutiner.
Ansættelsesvilkår
Ansættelse sker på kontrakt med lønvilkår i henhold til overenskomst med HK/stat. Indplacering efter aftale/kvalifikationer med en årlig lønforhandling. Der foreligger et dokument med ”Projektrådgivningens personalevilkår”. Ikke omtalte områder reguleres af gældende lovgivning m.v.
Organisationen
Sekretær- og bogholderteamet er hjemmehørende i Projektrådgivningens sekretariat i Århus med reference til sekretariatslederen.
På sekretariatet er i øjeblikket 5 NGO-konsulenter – alle med reference til sekretariatslederen. De 5 konsulenter og lederen arbejder som et team med hver deres særlige kompetenceområder. Der opslås samtidig med denne stilling yderligere en stilling som forvaltningsmedarbejder.
Sekretariatet drives under ansvar overfor foreningen, samt med basis i en aftale mellem foreningen Projektrådgivningen og Danida, der finansierer sekretariatet fuldt ud.
Opgaverne i sekretariatet er primært:
– telefonisk, skriftlig og personlig rådgivning
– afholdelse af kurser, workshops, fyraftensmøder
– støtte erfaringsudveksling og gensidig læring
– debatskabende virksomhed
– materialeudvikling
alt sammen med henblik på at støtte og udvikle medlemsorganisationernes arbejde med (og ansøgninger til) projekter, hæve kvaliteten og sikre at vi opsamler og bruger hinandens erfaringer.
Som en anden væsentligt opgave varetager Projektrådgivningen administrationen af Minipuljen – en pulje til mindre u-landsprojekter og forundersøgelser – dvs. laver retningslinier og rådgivning vedrørende ansøgninger, samt administration og kontrol ifm. implementeringen af projekterne. Bevillingerne indenfor puljen indstilles og godkendes i en særlig bevillingsgruppe udenfor sekretariatet.
Projektrådgivningens sekretariat har i øjeblikket til huse i et kontorfællesskab med 2 andre mindre organisationer.
Projektrådgivningen deltager i øjeblikket i etableringen af et større kontorfællesskab (”U-hus Århus”), hvor målet er at etablere et samlet kontor- og aktivitetshus i hjertet af Århus med deltagelse af en række af de lokale u-landsorganisationer.
