“Kommentar til tiden“
En beretning for et år (2004) i Projektrådgivningen i Århus – om de store mål, at dele og at lære
(Gengivet ordret fra www.prngo.dk)
På sidste årsmøde satte vi FNs 2015-mål på dagsordenen. Ønsket var, at vi i medlemsorganisationerne kunne forbinde vores aktiviteter til den indsats, der i øvrigt finder sted i den store verden. Og samtidig for at gøre opmærksom på at verden er stor, og der er mange forskellige indsatser at gøre, hvis vi skal ændre vilkårene for dem, vi samarbejder med i de fattige dele af verden.
Vi vedtog også et dokument ”udvikling i øjenhøjde”, der beskriver en fælles selvforståelse for os som organisationer i udviklingsarbejdet. I dokumentet fremhæves, at mangfoldigheden er vigtig – og at vore indsatser tilsammen også er een blandt en mangfoldighed af andre indsatser.
Samspillet, imellem det vi gør i den enkelte organisation og mødet med det, “de andre” gør, er helt centralt for Projektrådgivningens eksistens.
Og samspillet imellem Projektrådgivningen og dens medlemmer med de andre aktører i u-landsmiljøet, med Udenrigsministeriet, offentligheden og politikere er en forudsætning for at vi kan udvikle os sammen og fortsat sikre gode vilkår for vores arbejde.
Seminaret om den kommende 2015-kampagne i Odense i januar viste, at rigtig mange organisationer gerne ser sig selv som en del af noget større – og ønsker både at dele erfaringer og være aktive sammen.
Det billede bekræftes uafbrudt, når vi mødes i Projektrådgivningens regi. Ønsket om at dele erfaringer, at lære, at reflektere over egen praksis er stort både for små og store – og for uerfarne og erfarne.
– Om tilgængelighed og synlighed
Vi ved, at det kan være svært for den uerfarne organisation, at der er meget at lære, når man ønsker at arbejde med langsigtet udvikling. Vi oplever, at det kan synes fuldstændig uoverskueligt at søge midler – men at der så efter nogle kurser, rådgivninger, afslag og endelig en bevilling er en endnu større lyst, vilje og forståelse for, at man nu kan give dem, man ønsker at støtte endnu bedre vilkår og muligheder.
Vi ved også, at de erfarne og som regel større organisationer støder på andre barrierer i deres arbejde, som kun kan løses igennem udveksling af erfaringer og samarbejde med ligestillede. Måske er der her et stigende behov for at drøfte, hvordan vi kommer videre med det samarbejde.
Gennem konsulentordningens rådgivning, kurser og information og med Minipuljen er der skabt en betydelig større tilgængelighed til statslige bevillinger for en mangfoldighed af organisationer – store som små.
Det må vi tage vare om og udvikle i de kommende år. Det kræver, at vi holder fast i kvaliteten i vores arbejde både derude og herhjemme, både i den enkelte organisation og i Projektrådgivningen. Og det kræver, at vi er synlige i det danske ”landskab” både lokalt og nationalt.
Kvalitet og synlighed kan netop sikres ved at mødes, lære, reflektere – se sig selv i en sammenhæng og gerne lave noget sammen med andre!
– om foreningen, afhængighed og uafhængighed
Projektrådgivningen er aftalemæssigt tæt forbundet til Udenrigsministeriet. Sekretariatet er økonomisk afhængig af midler fra UM. Med Minipuljen har vi påtaget os et særligt bevillingsansvar. At være en stærk forening er afgørende for at sikre vores uafhængighed som aftalepartner.
På de indre linjer har året har været præget af processen med et eksternt review og en kapacitetsundersøgelse gennemført af konsulentfirmaet COWI i efteråret. Det var en svær proces, der krævede en voldsom indsats fra alle – og nødvendiggjorde stor synlighed fra styregruppens side. Den dannede også en del af grundlaget for forhøjelsen af Minipuljens bevillingsgrænse fra en til 3 millioner kr.
Det var godt, at medlemsmøderne bakkede så klart op bag styregruppens indstilling til udvidelse af Minipuljens bevillingsgrænse.
Hele review-forløbet har vist, at det konstant er vigtigt at markere, at Projektrådgivningen er en selvstændig forening, hvor det er styregruppen der er aftalepartner med Udenrigsministeriet.
Andre eksempler er i dialogen med UM om folkelig forankring og forløbet frem mod etableringen af en ny NGO-konsulent, der skal arbejde med flygtninge og indvandrergrupper. Her har det været nødvendigt, at styregruppen f.eks. var med til at dæmpe forventningerne til, hvad der kunne forventes gennemført, og hvilke effekter det ville få.
Styregruppen lægger på dette årsmøde op til at styrke foreningen Projektrådgivningen, så vi kan fastholde den hidtidige succes – og gerne åbne for nye måder at arbejde sammen på.
– om fattigdom, Tsunami, Robin Hood, et par ministre og folkelig forankring
Det har ikke været et godt år for verdens fattigste. Et år mere er gået, hvor der ikke er synlige tegn på, at verdens rige lande for alvor vil gøre noget for at rette op på de enorme fattigdomsproblemer og den skæve fordeling af verdens ressourcer. Det sker på trods af de forpligtelser, de fleste lande har skrevet under på, bl.a. FNs 2015-mål.
Den forfærdelige tsunami i Asien understregede endnu en gang, at naturkatastrofer rammer de fattigste mangedobbelt både i død og ødelæggelse – og når der skal genopbygges. Omfattende og effektiv nødhjælp er vigtig i en sådan situation. Mange af Projektrådgivningens medlemmer var da også vigtige aktører, fordi de var tilstede i området.
Men samtidig understreger katastrofen, at forebyggelse – og hermed den langsigtede udviklingsbistand – er afgørende for, at behovet for nødhjælp bliver mindre selv ved katastrofer.
Befolkningen har vist stor velvilje ved indsamlinger til nødhjælp – og godt for det. Derimod er det nok sådan, at den langsigtede udviklingsbistand igennem NGOer i meget høj grad må basere sig på den statslige støtte. Det tror vi på, at der er almindelig forståelse for i befolkningen. En forståelse vi fortsat må bidrage til at fastholde.
Indenfor NGO-bistanden i Danmark var der vedtaget en ny runde med omfordeling af midler fra de store rammeorganisationer til enkeltbevillingen her i 2005. Det er af nogle blevet kaldt Robin Hood modellen og var en del af regeringens plan om at sikre den folkelige forankring.
Det aflyste Bertel Haarder – til vores store tilfredshed. Projektrådgivningen har aldrig synes, det var en god plan at tage fra de store, og samtidig kunne vi se, at der faktisk af flere grunde ikke reelt var tale om en omfordeling til de mindre organisationer.
Vi har dog samtidig overfor ministrene Bertel Haarder og Ulla Tørnæs gjort opmærksom på, at enkeltbevillingen efterhånden bærer mange områder, som ikke alene er til projekter for ikke-rammeorganisationers arbejde i Syd (Enkeltbevillingsprojekter, Minipulje og Miniprogramaftaler), men også dækker et stigende antal allianceprogrammer, faglige netværk og særlige aftaler. Der er god grund til at holde øje med bevillingens størrelse fremover.
Det var godt, at Danmark igen fik en udviklingsminister – ja vi har allerede den anden og nu uden dobbelt portefølje. Der er også gode tegn på, at dialogen imellem regering og NGOer er på vej igen.
Vi har dog undret os over, at der denne gang er sammensat en styrelse for udviklingsarbejde (U-landsstyrelsen), hvor repræsentanter for NGOer, der har langsigtet udviklingsarbejde som hovedområde, er fjernet.
I skrivende stund ved vi ikke, om Projektrådgivningen kan blive tildelt den suppleantplads, vi har ønsket i Styrelsen. I Rådet for udviklingsarbejde er Projektrådgivningen fremover repræsenteret ved Anneli Abildgård.
Vi må fortsat gå sammen, snakke sammen, lave netværk her og i u-landene, oplyse, informere, tage stilling, reagere og handle – alt sammen i det omfang vi nu hver for sig og sammen har lyst og kræfter til.
Vi må også varetage vore egne og vore partneres interesser i en dansk sammenhæng. Det gælder både som personer, i vore organisationer og sammen som gruppe i Projektrådgivningen.
Styregruppen har i årets løb haft flere omfattende drøftelser af Projektrådgivningens rolle bl.a. ved at arbejde med scenarier spændende fra, at vi skal være en ren serviceorganisation til, at vi selvstændigt skal spille en afgørende rolle som politiske fortalere for Syd i Danmark. Resultatet fremlægges på årsmødet og som forslag under det fremtidigt arbejde (læs mere på www.prngo.dk).
Styregruppen mener, at det har været et godt år for de mindre organisationer og Projektrådgivningen.
Indsatsen vedrørende folkelig forankring, det eksterne review, processen omkring udvidelsen af Minipuljens bevillingsgrænse, etableringen af et nyt konsulentområde samt diskussionerne om Projektrådgivningens rolle har betydet en del ekstra arbejde både for styregruppe og sekretariat.
Ved siden af det er det stort set lykkes at gennemføre vores aktivitetsplan vedtaget på årsmødet i 2004. Det kan vi godt være tilfredse med!
En beretning er både en politisk og mere praktisk rapport fra Styregruppen til medlemmerne. Vi har her forsøgt at beskrive det lidt mere overordnede billede. I det følgende præsenterer styregruppen sin aktivitetsberetning for marts 2004 – marts 2005.
Kerneydelserne
Strategier – at omsætte politik til praksis
Grundlaget:
Forrige årsmøde vedtog et værdi- og arbejdsgrundlag. Det blev sidste år suppleret af ”udvikling i øjenhøjde” om medlemsorganisationernes selvforståelse.
Styregruppen har tidligere vedtaget strategier for: information, rådgivning, debatvirksomhed samt kursus- og mødevirksomhed.
Styregruppen har i år drøftet og vedtaget reaktioner på anbefalingerne i det i 2004 gennemførte eksterne review/kapacitetsundersøgelse. Og herefter en række principper for udvidelse af Minipuljens bevillingsgrænse.
Styregruppen har grundigt drøftet Projektrådgivningens udfordringer, rolle og udviklingsmuligheder og fremlægger et forslag herom til årsmødet.
Styregruppen har desuden drøftet bl.a.
Aftaler om Minipuljens Fase IIa (udvidelsen), baggrund, aftale og jobprofil for oprettelsen af ny NGO-konsulentstilling for flygtninge- og indvandrergrupper/organisationer, rolle i netværk herunder EU-platformen og Tematisk forum, principper for 2015-kampagne, rådgivning til allianceprogrammer, konkret kursusplanlægning og materialeudvikling samt oplæg til møder i Samarbejdsudvalget med Danida.
Der foreligger fra tidligere:
Kompetence- og procedurebeskrivelse, Folkelig forankring og særlige indsatsområder, fornyet opgavebeskrivelse for leder og konsulenter, kursusplanlægning, Bruger- og behovsundersøgelse, Brug af aktivister, Materialeudvikling (midlertidig).
I Projektrådgivningen vil vi have klare rammer for sekretariatets arbejde med kerneydelserne: styregruppen vedtager de politiske og strategiske rammer, og sekretariatet udfører arbejdet frit indenfor rammerne. Strategierne udvikles i et samarbejde imellem styregruppen og sekretariat.
Som regel er der til den enkelte strategi knyttet et mere detaljeret arbejdspapir for sekretariatet, som styregruppen også har drøftet, ligesom der løbende drøftes faglige papirer på en række underområder.
Som det ses af ovenstående er der i dag solide strategiske rammer som grundlag for arbejdet med kerneydelserne. Der er en god arbejds- og rollefordeling og et godt ”flow” i samarbejdet imellem styregruppe og sekretariat.
I det eksterne review blev det anført, at det i øvrigt solide grundlag kunne savne en samlet overordnet strategi. Styregruppen har vurderet, at det fortrinsvis er gældende for arbejdet med interessevaretagelse og for udviklingen af styregruppens rolle generelt. En diskussion, som allerede var iværksat, og som er resulteret i et oplæg til dette årsmøde.
Der var for året intentioner om udarbejdelse og drøftelse af faglige papirer på en række områder (monitorering og evaluering, kapacitetsopbygning og organisationsudvikling, ligestilling rettigheder og fortalervirksomhed). Virkeligheden viste, at vi måtte prioritere anderledes. Det var hovedsageligt reviewprocessen og forløbet om ændringerne af Minipuljen, der krævede kræfter.
Generelt set bekræftede det eksterne review, at der er stor tilfredshed med udbyttet af kerneydelserne i konsulentordningen. Reviewet anførte, at der over årene er blevet tale om en bredere vifte af ydelser overfor medlemsorganisationerne. Det er gået fra, at rådgivning og kurser var helt centrale til også at omfatte netværksdannelse, materialer, debat og informationsarbejde og f.eks. arbejdet med den folkelige forankring.
Reviewteamet mente, at der er behov for yderligere at skærpe målgruppen for de forskellige tilbud og ydelser. Det arbejder vi løbende med særligt i forhold til kurserne. Reviewteamet mente også, at de erfarne organisationer burde kunne varetage flere af de kapacitetsopbyggende opgaver selv.
Det fandt styregruppen noget utopisk, da der er tale om en så høj grad af frivillig indsats. Der er også hos de organisationer et fortsat stort behov for ekstern udannelse og rådgivning af nytilkomne aktive, hvis man vil bevare kvaliteten i arbejdet.
Sekretariatet vil dog være opmærksom på, at man ikke gennem den meget nemme adgang til ydelser forhindrer, at der internt i organisationerne sker en egen kapacitetsopbygning.
Rådgivning – lidt mindre til mange flere
410 rådgivninger i 2004 (303 i 2003 og 225 i 2002). Det giver en stigning i antal på ca. 35 pct. i forhold til året før. Rådgivningerne er fordelt på personlige rådgivninger og telefonkonsultationer.
Stigningen i tidsforbruget til rådgivninger var på ca. 17 pct. Det gennemsnitlige tidsforbrug på en rådgivning (uden forberedelse) er 47 minutter, et fald fra gennemsnitligt 56 minutter i 2003.
Som det ses, er rådgivning en omfattende del af Projektrådgivningens virksomhed – og skal være det. Det eksterne review pegede på, at der kunne blive tale om at begrænse adgangen til den ellers frie rådgivning af hensyn til ressourcerne på sekretariatet.
Det er ikke umiddelbart ønskeligt, da vi går ud fra at dem, der henvender sig har et reelt behov. Vi har dog valgt at stramme op om procedurerne i forbindelse med planlægning og (organisationernes) forberedelse af rådgivninger, være mere henvisende til kursusaktiviteterne specielt for nye organisationer og opmærksomme på ressourceforbruget til rådgivninger i øvrigt.
Rådgivning er en helt central ydelse for Projektrådgivningens medlemmer. I reviewet beskrives det, at der er:
“ramt en meget fin balance mellem på den ene side faglighed og professionalisme og på den anden side lydhørhed, åbenhed, engagement og forståelse for de mindre organisationernes vilkår og kapacitet… desuden har Projektrådgivningen ved flere lejligheder ydet en meget værdifuld støtte til organisationerne i deres interne udvikling, altså ikke blot arbejdet med projekterne men også organisationernes egen identitet, værdier og strategier. Projektrådgivningen har på flere felter støttet de små organisationer i at opbygge egne kompetencer og påtage sig større og mere komplicerede projekter.”
Det svarer meget godt til vor egen forståelse af rollen som rådgiver med en helhedsorienteret og konkret tilgang til både organisation og projekt.
Reviewteamet har også visse kritikpunkter: for lidt nytænkning og for meget projektfiksering i rådgivningen. Det vil indgå i den løbende afvejning af på den ene side at nytænke og udvikle – og på den anden side at “sluse” organisationerne godt ind i eksisterende systemer.
Desuden bemærkes det, at der måske er for lidt fokus på andre donorer herunder EU. Det er styregruppen opmærksom på – og ønsker at arbejde videre med at finde ud af, om det er relevant for medlemsgruppen, at vi bruger tid og kræfter på EU.
Vi arbejder løbende med at udvikle sekretariatets kompetencer til indsatsen i rådgivninger og på kurser. En af konsulenterne er ansvarlig for, at der løbende sker en udvikling af metoderne i selve rådgivningssituationen.
Rådgivning foretages af alle konsulenter og sekretariatslederen. Fordelingen sker efter en række kriterier, som f.eks. de aktuelle ressourcer der er til rådighed, særligt geografisk eller fagligt kendskab, eller forhåndskendskab til organisationen-projektet.
Den ansvarlige konsulent har ofte en sparringspartner til forberedelse. I enkelte tilfælde kan der deltage 2 konsulenter i en rådgivning. Konsulenterne drøfter løbende erfaringerne til brug for udvikling af både kurser, rådgivning og materialer.
Styregruppen har drøftet rådgivning i allianceprojekter og vedtaget et sæt rammer for det. Der er bl.a. enighed om en pragmatisk tilgang, hvor rådgivning godt kan være med en gruppe, hvori der indgår repræsentanter for rammeorganisationer.
Vi har i dag en systematisk opsamling via database i forhold til kurser, rådgivninger og bevillinger. Vi kan koble den enkelte forenings rådgivnings- og kursusforløb med de konkrete ansøgningers videre skæbne, herunder f.eks. følge op på afslag fra Minipuljen.
Aktivitetsplan fra 2004 – resultat:
– planlagte 250 rådgivninger blev til 410
– planlagte 2 særlige rådgivninger/workshops med flere organisationer med ensartede behov – blev til en om lokalradioer
– planlagt udsendelse af særlige foldere om rådgivnings-tilbuddet til medlemmer forventes i løbet af foråret 2005
Kurser og møder – tradition og fornyelse
45 arrangementer i 2004 mod 37 i 2003 – med 686 deltagere fra 128 organisationer mod 568 – 120 i 2003
6 weekendkurser
31 fyraftensmøder o.l.
6 dagseminarer og workshops
2 Minipuljeworkshops
med
15 eksterne oplæg
1 oplæg fra Syd-partnere
16 oplæg fra medlemsorganisationer
Sidste år skrev vi, at i året 2003 blev gennemført det hidtil største antal og de mest varierede, arrangementer. Det samme kan nu gentages for året 2004. Styregruppen finder, at programmet har dækket behovet godt og har været yderst aktuelt.
Differentieringen af kursustilbuddene er udbygget yderligere, og målgruppe og forudsætninger for det enkelte kursus er præciseret. Det er en udvikling, der bliver bekræftet som meget positiv i det eksterne review.
Antal kurser og møder holdt 1997 – 2004
1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004
I alt 28 24 24 23 29 35 37 45
Forår 12 9 14 11 14 15 20 22
Efterår 16 15 10 12 15 20 17 23
Der arbejdes generelt på et højt fagligt niveau med respekt for deltagernes egen baggrund og med masser af erfaringsudveksling. Der vil som beskrevet i reviewet stadig være møder og kurser, hvor der er betydelige forskelle i deltagernes forudsætninger og baggrund.
Det kan enkelte gange være vanskeligt at skabe et 100 procent fagligt udbytte for alle. Til gengæld er det en af de ofte fremhævede styrker ved Projektrådgivningens arrangementer, at de netop er mødested for mangfoldighed. Og der er stigende tendens til, at mødet fører til samarbejde også imellem ”ulige” parter.
Reviewteamet foreslår, at der lægges mere ansvar for kurserne og deres gennemførsel ud til medlemsorganisationerne rundt omkring i landet – med hjælp fra sekretariatet.
Set med styregruppens øjne er der ikke belæg for en sådan generel strategi hverken i reviewet eller i den tidligere gennemførte brugerundersøgelse. Men det vil indgå i overvejelserne i forbindelse med en planlagt revision af kursusstrategien i foråret 2005.
Det samme vil reviewets noget løse tanker om bedre opmærksomhed på partnerskabsbegrebet, monitorering og evaluering. Revisionen vil finde sted med inddragelse af grupper af medlemmer.
Vi har haft flere eksempler på samarbejde med medlemsorganisationer og netværk om fælles arrangementer. Og der har været mange medlemsorganisationer involveret i konkrete oplæg.
Som noget nyt blev der sammen med UM gennemført en række offentligt opslåede informationsmøder om folkelig bistand med i alt ca. 40 deltagere (læs mere nedenfor).
Aktivitetsplan fra 2004 – resultat
– planlagte 30 arrangementer med 500 deltagtere blev til 45 gennemført med 686 deltagere – og heraf:
– 2 grundkursusforløb i partnerskabs- og projekthåndværk som planlagt
– 2 arrangementer om informations- og oplysningsarbejde som planlagt
– 2 om partnerskabsbegrebet og projekt til proces tankegang – et gennemført
– et målrettet med foreninger der laver projekter for indsamlede midler – opslået men ikke gennemført p.g.a. manglende tilslutning
– et målrettet mod større/erfarne medlemsorganisationers behov – gennemført 2: allianceprogrammer /ledelse og facilitering
– et med oplæg fra Syd(partnere) som planlagt (Kumi Naidoo)
Information og debat – om egenbetaling, folkelig forankring og NGO-træf
19 nyhedsbreve på et år.
30 besøgende i gennemsnit på hjemmesiden dagligt.
3 informationsmøder
120 deltagere fra 50 organisationer på 2015 seminar i januar 2005
De danske NGOers folkelige forankring og spørgsmålet om egenbetaling er fortsat på dagsordenen.
Styregruppen fastholder, at der med de nuværende bevillingsmuligheder er en høj grad af egenbetaling forbundet med projekterne. Der kan til forskel fra Norge og Sverige f.eks. ikke søges midler til partner- og projektidentifikation.
Der bruges i dag masser af foreningernes og medlemmernes private ressourcer i hele projektforberedelsen og opbygningen af partnerskabet – og meget ofte også i selve projektforløbet. Hvis alle skulle samle bestemte mængder af penge til hvert projekt, vil der opstå en meget uheldig konkurrencesituation.
Mange gode ressourcer ville i stedet blive anvendt til at samle midler ind. Og det vil være til stor ulempe for de i forvejen mindre ressourcestærke og mindre kendte organisationer. Det er en kendsgerning, at det er nemmere at indsamle midler til nødhjælp – og meget sværere, når det drejer sig om langsigtet bistand.
Vi ser mangfoldigheden blandt de mindre NGOer som et solidt udtryk for en stærk og rodfæstet folkelig forankring. Projektrådgivningen har således en god position til at synliggøre denne folkelige forankring.
Derfor valgte vi at gå positivt, men kritisk ind i samarbejdet med Danidas NGO-kontor om begrebet. Det førte til et forløb med bl.a. en række offentlige informationsmøder, der på samme tid skulle oplyse om de mindre organisationers engagement og fortælle om mulighederne for, at andre kan bidrage til arbejdet.
Møderne blev besøgt af 47 personer, der typisk havde baggrund i mindre foreninger i stil med dem, der i forvejen er medlemmer, herunder flere med flygtninge – og indvandrerbaggrund.
Projektrådgivningen blev på baggrund af henvendelser fra en lang række medlemmer involveret i den undersøgelse, der blev foretaget om folkelig forankring. Vi fik justeret en del ved både frister og henvendelsesform, og vi medvirkede flere gange i forløbet også omkring det indholdsmæssige. Vi opfordrede, trods problemerne, organisationerne til at medvirke.
Den rapport, det hele endte med, var da også tilfredsstillende i lyset af forløbet og den politiske situation. Det blev her slået fast, at folkelig forankring skal vurderes ud fra en række mangfoldige kriterier. Det vil styregruppen kæmpe for at fastholde i de fortsatte diskussioner herom.
I Udenrigsministeriets udspil til at arbejde med at styrke den folkelige forankring blev et såkaldt NGO-træf sat på dagsordnen til gennemførsel i 2005. Styregruppen er enig i, at det kan være en relevant og spændende aktivitet.
Med den har også tilkendegivet, at det vil være hensigtsmæssigt at vente med træffet til 2006. Det skyldes bl.a hensynet til 2015 kampagnen. Desuden forventes der en stor konference for alle organisationer i efteråret 2005 om civilsamfundsstrategien som led i etablering af et fagligt netværk herom (tematisk forum).
– om være en del af 2015-målene
I 2004 begyndte forberedelsen af den snart aktuelle 2015-kampagne, der holdes primært sammen med Red Barnet, Folkekirkens Nødhjælp og UNDP.
Den flotte deltagelse og succesfulde gennemførsel af 2015-seminaret i januar vidnede om, at medlemsorganisationerne ønsker at se sig selv som en del af noget større og gerne vil både lære og samarbejde om 2015-målene.
Kampagnen har tilslutning fra rigtigt mange af både de større organisationer og fra en stor gruppe medlemsorganisationer. Kampagnen har – belært af erfaringer fra ”verdens fattigste kampagne i 2003 – sikret et bedre fundament hos medlemmerne med mindre central styring og opgaveløsning. Det ser ud til at skulle lykkes med aktiviteter i de større byer og flere provinsbyer.
Styregruppen har vedtaget at bruge foreningsmidler til støtte for konkrete aktiviteter i kampagnen. Et medlem af styregruppen, Lilian Andresen har fået til særlig opgave at følge kampagnen, deltage i koordineringsmøder etc.
– om at balancere med informationer og nå ud til flere
Vi har i dag et godt flow af vedkommende nyhedsbreve og en veludviklet hjemmeside. Det er en balancegang af behovene. Man skal som medlem kunne hente de informationer, man har brug for, uden at blive “proppet” med det man ikke har brug for. Og samtidig skal vi ikke lappe for meget over andre nyhedsbreve og internet-portaler som u-landsnyt.dk og global.dk.
Der er stadig brug for, at flere “længere nede” i organisationerne kender mulighederne for at hente informationer hos Projektrådgivningen, hvorfor vi løbende har gjort opmærksom på, at kontaktpersonen i foreningen skal huske at videresende nyhedsbreve.
I årets løb er der med brug af (honorerede) aktivister skabt en tradition for, at der – hvor det er relevant – laves enten en kort opsamling og (eller) et egentligt referat af kurser og arrangementer. Det lægges så efterfølgende ud på hjemmesiden under den nye rubrik ”efter kurset” Det er sket i større stil i 2004. Der arbejdes stadig på at finde den rette form.
Der arbejdes lige nu med at lave en interaktiv medlemsliste på hjemmesiden og et verdenskort der kan vise hen til projekter fra Minipulje og Enkeltbevilling.
Aktivitetsplan fra 2004 – resultat
– skriftlig opsamling til hjemmeside, nyhedsbrev af mindst halvdelen af møder/arrangementer er gennemført
– 2 arrangementer med fokus på aktuelle bistandspolitiske emner er gennemført (2015-mål og advocacy)
– et arrangement med fokus på folkelig forankring – 3 infomøder om folkelig bistand er gennemført
– et arrangement med deltagelse af Danidas NGO-kontor – er gennemført (enkeltbevilling)
– et arrangement med involvering af politikere – ikke gennemført
– 10 nyhedsbreve – 19 er udsendt
– ugentlig opdatering af hjemmesiden – er sket
– 80 daglige brugerhits på hjemmesiden – der er 30 (nyt statistikredskab)
– udsende information om samspil: Dagpenge, aktivering og frivilligt arbejde – notat om jobtræning og aktivering er udsendt
Interessevaretagelse og synliggørelse – om ikke udnyttet medvind og satsen på de indre linjer
Den lobbyindsats overfor (V og K) politikere, der med god effekt blev gennemført i 2002-3, er desværre ikke blevet fulgt op i denne periode. Efter at have mødtes med efterhånden adskillige folketingsmedlemmer og været i udenrigsudvalget sammen med andre organisationer, blev 2004 et tamt år.
Det skyldes, at både styregruppe og sekretariat måtte koncentrere sig om det eksterne review og minipuljens udvidelse. Samtidig blev flere aftalte møder (i samarbejde med andre organisationer) med grupper af folketingsmedlemmer aflyst fra deres side. Deltagelse i et enkelt møde med udviklingsminister Bertel Haarder sammen med de andre u-landsorganisationer blev det dog til (mødet er refereret i et nyhedsbrev).
Med valget i februar er der nu en betydelig fornyelse af medlemmerne i folketingets udenrigsudvalg og udviklingspolitiske ordførere. Der skal altså alligevel tages fat på en ny runde for at (gen-)opbygge kendskabet til de mindre organisationers og Projektrådgivningens arbejde.
Året har været mere præget af varetagelsen af medlemmernes og Projektrådgivningens interesser i det direkte samarbejde med UM. I reviewprocessen og ved drøftelser om folkelig forankring har styregruppen markeret sig direkte overfor ministeriet.
Synliggørelse igennem udsendelse af et hav af brochurer og afvikling af informationsmøder har formentlig været en del af årsagen til, at vi fortsat har et støt stigende medlemstal. Brochurerne om Projektrådgivningen og Minipuljen har vist sig meget anvendelige, når man skal (re-)præsentere Projektrådgivningen udadtil.
Bortfald af portostøtten var en sag, der blev rejst fra flere sider, og vi indhentede dokumentationsmateriale fra medlemsorganisationerne – og rundsendte oplæg om sagen. Responsen var dog relativt lav – kun 4 organisationer kom med konkret indspil. Det har på den baggrund ikke været en højt prioriteret sag at arbejde videre med i sekretariat og styregruppe.
Efter nogle henvendelser om regler ved jobtræning og aktivering blev der lagt materialer ud på hjemmesiden herom og meldt ud i et nyhedsbrev.
Der har været et samarbejde med Operation Dagsværk (OD) i forhold til undervisningsministerens krav om at give tilskud til undervisningsmaterialer i Danmark.
Kravene betød umiddelbart, at tilskud kun kunne gives, hvis der var tale om OD-samarbejde med de store rammeorganisationer. Der er blødt lidt op. Sagen er ikke så aktuel lige nu med valget af Folkekirkens Nødhjælp som partner denne gang, men kan nemt dukke op igen.
Årsmødet 2004 vedtog ”udvikling i øjenhøjde”, og nu foreligger den ønskede formidling af papiret i form af en pjece, der giver eksempler på, hvordan de forskellige udsagn kan se ud i en konkret dagligdag i nogle af organisationerne.
Aktivitetsplan fra 2004 – resultat
– udsendelse af 3.000 brochurer om Projektrådgivningen bl.a. til biblioteker landet over – har fundet sted
– afvikling af 4 offentlige informationsmøder – blev til 3
– deltage i 2 gruppelobbymøder med (SD, RV, KR og SF) – aflyst fra MFernes side
– arrangere 3 møder med relevante folketingspolitikere – er ikke gennemført
– udsende 2 pressemeddelelser – 3 er udsendt (årsmødeudtalelse, ny formand og ny konsulent)
– skrive et større debatindlæg til dagspressen – er ikke sket
NGO-samarbejde – om at være med hvor det sker
Projektrådgivningen er fortsat centralt placeret i samarbejdet imellem NGOerne på u-landsområdet.
Vi deltager kontinuerligt og aktivt i Kontaktudvalget for NGOer. Sammen med de tilstedeværende medlemsorganisationer har vi sikret, at de mindre organisationer altid er placeret i debatterne, og at vi får (og videregiver) den information, der er i u-landsmiljøet.
Det gælder f.eks. vigtig udveksling af erfaringer om arbejdet med folkelig forankring, at kunne gennemskue en finanslov, ændringer i retningslinjer fra UM, ”NGO-terrorstøtte hvornår” og den generelle udvikling på området.
Kontaktudvalget fungerer også som ramme for forberedelse og gennemførsel af enkelte fællesmøder med UM om bl.a. folkelig forankring, NGO-træf, nye retningslinjer og UMs arbejde med diverse strategier.
På kontaktudvalgets møder er der i dag en del tilstede fra Projektrådgivningens medlemskreds (Svalerne, ADRA, KULU, OD, WWF, FN-forbundet og Caritas). Der eksisterer ingen præcise kriterier for optagelse i udvalget.
I kontaktudvalget sidder også repræsentanter for Miniprogram-organisationerne (Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF), De Samvirkende Invalideorganisationer (DSI) og Dansk Missionsråds udviklingsafdeling (DMR-U). Det er organisationer, der også administrerer mindre puljer med projektmidler.
Vi har efterhånden opbygget et kontinuerligt og tæt samarbejde i denne gruppe. Det drejer sig både om administration af puljer og om mere generelle og strategiske forhold for de mindre organisationer.
Vi deltager desuden i et uformelt ”de fem” samarbejde imellem Projektrådgivningen, IBIS, Red Barnet, Folkekirkens Nødhjælp og MS. Samarbejdet tager sigte på generel informationsudveksling, herunder om drøftelse og eventuel koordinering om egne og fælles udadvendte aktiviteter.
2015-kampagnesamarbejdet med Red Barnet og Folkekirkens Nødhjælp er bl.a. udsprunget heraf. Det er et godt forum for forståelse imellem de store rammeorganisationer og de mindre organisationer.
Der er desuden et fint samarbejde med renoverings- og forsendelsesbevillingen administreret af Mellemfolkeligt Samvirke. Projektrådgivningen deltager bl.a. i bevillingens årsmøde med oplæg.
Vi har også bidraget til det aktuelle review af bevillingen. Vi har bl.a. drøftet en sikring af den bedst mulige overgang for organisationer fra bevillingen til at arbejde med udviklingsprojekter inden for Minipuljen.
Vi deltager også i den officielle 2015-måls komité under Udenrigsministeriet, hvor bl.a. også erhvervslivets organisationer er repræsenteret.
– om internationalt samarbejde i småt og stort
Internationalt har vi fortsat vores gode samarbejde med Bistandstorget og NORAD i Norge. Der har været gensidige besøg og kursusdeltagelse. Vi følger med interesse en såkaldt ”selvevalueringsproces”, der foretages af NGOerne i Norge over et par år. Det gennemføres under ”Bistandstorget”, som er vores ”søsterorganisation”.
Vi forventer et samspil med det kommende danske faglige netværk om civilsamfundsstrategien, ”tematisk forum”. Et sådan samarbejde kan også inkludere den svenske organisation, som vi har kontakt til i et ønske om at skabe en fælles nordisk platform i arbejdet med at belyse NGOernes rolle i bistanden.
Erik Vithner deltog i et globalt møde under CIVICUS, et globalt netværk for at fremme civilsamfundsorganisationers rolle. Det var et møde med over 600 deltagere fra enhver del af verden – med spændende workshops bl.a. med deltagelse af ”stærke” FN-personer om 2015-målene. Nogle yderst inspirerende dage både personligt og fagligt.
Mere tid kunne have muliggjort en mere omfattende formidling af udbyttet. Mødet resulterede dog bl.a. i et senere besøg af lederen af CIVICUS, Kumi Naidoo, med møde i ”de fem”-gruppen og et velbesøgt fyraftensmøde i Projektrådgivningens regi.
Erik V. deltog i tilknytning til mødet i en workshop om ressourcemobilisering under et internationalt netværk herom. Udbyttet herfra skulle bl.a danne grundlag for et planlagt kursus om at ”arbejde for indsamlede midler”. Det blev desværre aflyst p.g.a. for få tilmeldinger.
Aktivitetsplan fra 2004 – resultat
– tage initiativ til eller lede et bredt forankret møde om allianceprojekter med rammeorganisationer – der er foreløbig kun holdt møde internt
– deltage i 6 NGO-kontaktudvalgsmøder – blev til 5
– arrangere/deltage i 4 møder med miniprogramorganisationer (DSI, DMR-U, DUF) – er sket
– arrangere/deltage i 4 møder med ”de fem”-gruppen – er sket
– arrangere/deltage i 2 møder med norske/svenske partnere – er sket med Norad / Bistandstorget
– deltage i CIVICUS World Assembly og IRMW-workshop – er sket
Erfaringsudveksling – om at være med
Projektrådgivningen er observatør i følgende netværk:
– Kønsnetværket (søger p.t. Danida-støtte)
– Børne- og Ungenetværket (støttet af Enkeltbevillingen)
– HIV/AIDS netværket (støttet af Enkeltbevillingen)
– Tematisk Forum (ansøgning sendt til Enkeltbevillingen)
– EU-Platform (støttet af Enkeltbevillingen)
Derudover er vi på forskellig vis relateret til:
– Uddannelsesnetværket (støttet af Enkeltbevillingen)
– Vestafrikanetværket (nu en selvstændig organisation)
– Kaffeklubben (søger p.t. Danida-støtte)
– Lokalradio i udvikling (lille løst netværk)
– IT i udvikling (løst netværk)
– Menneskerettighedsnetværket
– Netværk for fiskeri og kystzoneforvaltning (på vej)
– Nord-Syd koalitionen og herunder :
– Syd-netværk/alliance (støttet af Enkeltbevillingen)
Erfaringsudveksling sker først og fremmest, når medlemmerne mødes til alle typer af kurser og arrangementer. Flere af disse tager i særlig grad udgangspunkt i erfaringsudveksling. Det gjaldt f.eks. møde om lokalradioer i udvikling, ”en stærkere forening” og mødet om allianceprojekter.
De afviklede Minipulje-workshops” har erfaringsudveksling som selve sit grundlag. Med flere og flere projekter bliver der her flere og flere deltagere. Det giver muligheder for at organisere erfaringsudvekslingen i tematiske og vel sammensatte grupper.
Den bedre opsamling og formidling på hjemmesiden efter kurserne vil efterhånden resultere i, at der findes en del materiale og erfaringer samlet. Projektrådgivningens hjemmeside indeholder endnu uafprøvede muligheder for debat- og erfaringsudveksling, f.eks. gennem indsamling og præsentation af ”best practices”.
– og om netværk
Styregruppen har igen i år drøftet Projektrådgivningens primære opgave i arbejdet med netværk. Det vil fortsat være at støtte medlemmers mulighed for at deltage i og eventuelt oprette/drive faglige netværk.
Projektrådgivningen skal skabe rum for medlemmernes direkte deltagelse i netværksarbejdet. Og i øvrigt formidle til og repræsentere de, der ikke har mulighed for at være med. Projektrådgivningen indgår som observatør i netværkets bestyrelse i nogle netværk.
I kønsnetværket er den overgangsfase, hvor Projektrådgivningen har ændret rolle fra at være en central aktør til at være observatør, ved at være tilendebragt.
Der arbejdes for tiden på at genoptage arbejdet med etablering af ”Tematisk Forum”. Det er et fagligt netværk om organisationsopbygning, fortalervirksomhed, monitorering og evaluering.
Der er en forventning om at bruge netværket i en samtidig forberedelse af en gennemgang af civilsamfundsstrategien, som kan forventes inden for de næste år. Derfor har Projektrådgivningen valgt at placere sig ret centralt i dette arbejde
Der har været holdt møder med repræsentanter for hhv. Børne- og Unge-, HIV-AIDS- og uddannelsesnetværket om faglige (samarbejds-) områder bl.a for at undgå overlapning af tilbud.
Der er efterhånden kommet mange større faglige netværk med mange aktiviteter. Set fra den enkelte medlemsorganisation kan det synes lidt uoverskueligt.
Styregruppen finder, at der er grund til, at man i det samlede NGO-miljø får etableret et overblik over roller og opgaver, søger at undgå overlap og sikrer en samlet koordineret information om f.eks. kursustilbud til organisationerne.
Der har været et uformelt møde med Center for kulturudveksling med u-landene (CKU). Der er enighed om at lave et samlet fælles møde med henblik på gensidig information og oprettelse af eventuelle relationer, hvor det måtte være relevant.
Aktivitetsplan fra 2004 – resultat
– observatørrolle/mødedeltagelse i 3 netværk (Aidsnet, Børne- og ungdomsnetværket og Kønsnetværket) – er gennemført
– støtte opstart af “tematisk forum” og uddannelsesnetværk – betydelig rolle i tematisk forum og STG-medlemmer aktive i udd.net der nu får UM-støtte
– 2 møder om roller/arbejdsdeling og samarbejde imellem de forskellige netværk – der har været holdt møder med repræsentanter for de enkelte netværk
Materialeudvikling – om nyt og gammelt…
Der er endelig grøde i udviklingen af materialer. Det gamle grunddokument, NGO-guiden, er under revision., ”Casen” er ændret og testet på kursus.
En manual om projektrelateret oplysning (PRO) er næsten færdig.
Vi arbejder på at finde en model for, hvordan de omfattende materialer, der anvendes på kurser og møder (f.eks. power-point hæfter), nemt kan bearbejdes til at lægge på ”efter kurset” på hjemmesiden.
Aktivitetsplan fra 2004 – resultat
– en revideret NGO-projektguide optrykkes på dansk, engelsk og eventuelt spansk og fransk – på vej
– 2 gange 300 mindre hæfter om hhv. information og oplysning og organisationsudvikling / kapacitetsopbygning til medlemmer – ikke færdige. De erstattes i første omgang af PRO-manualen – samt bearbejdet power-point
– om at blive kendt i u-landsmiljøet
Interessen for Minipuljen er fortsat stor og i vækst. Det skyldes formentlig, at Minipuljen efterhånden er blevet mere alment kendt. Nye foreninger får derfor hurtigt information om, at Minipuljen kan være en mulighed for dem.
Vi har desuden udsendt brochurer bl.a. til biblioteker og har et godt samarbejde med forsendelses- og renoverings-bevillingen i MS (Genbrug i Syd).
Vi modtog i 2004 70 ansøgninger (17-18 per runde), hvilket er en stigning på 13 pct. i forhold til 2003. Godkendelsesprocenten har stabiliseret sig omkring 55-60 pct., og blev på 57 pct. i 2004, (35 pct. i 2002 og 60 pct. i 2003).
– nu med nye retningslinjer
I 2004 gik Minipuljen ind i sit tredje leveår. Og samtidig fik Minipuljen med den nye bevilling, der kom i stand i december 2003, sin første revision af retningslinjerne. De blev iværksat fra og med april-runden 2004.
De nye retningslinjer betød bl.a., at vi adskilte ansøgningsskemaer til henholdsvis mindre projekter og partnerskabsaktiviteter. Det skete efter ønske fra medlemsorganisationerne. Det har nu fungeret i 3 runder. Det ser ud til at have gjort især partnerskabsaktiviteter lettere at beskrive på en sammenhængende måde.
– med plads til de fleste:
Mange uerfarne organisationer starter med at konstatere, at det da ser ud til at være nærmest umuligt at opnå en bevilling fra Minipuljen. Heldigvis giver vore erfaringer og statistikken et andet billede. I Minipuljens levetid er 43 helt nye organisationer blevet en del af den danske NGO-bistand.
De nye retningslinjer fulgte op på, at det kan være svært for førstegangsansøgere og mindre erfarne at få godkendt en bevilling. Det blev derfor indført, at ansøgninger på under 200.000 kr. kræver både mindre omfattende beskrivelser og mindre dokumentation.
Erfaringerne har vist, at det tog tid før organisationerne begyndte at bruge denne nye mulighed, men fra oktober-runden 2004 har den slået stærkt igennem, og en række ansøgere har benyttet sig af den. Det bruges også strategisk i rådgivningsarbejdet. Det er vigtigt, at uerfarne organisationer starter med noget, der er overskueligt og kan gennemføres med succes.
– også til de mindre erfarne med hjælp fra rådgivning
Siden årsmødet i 2002 har vi fulgt op på, hvordan det går de mindre erfarne ansøgere. Minipuljen har nemlig stor succes med at tiltrække mindre erfarne ansøgere. Således har 54 pct. af ansøgningerne i 2004 været fra denne gruppe.
Men det springende punkt har jo været, om de er i stand til at få godkendt deres ansøgninger. Halvdelen af de mindre erfarne har fået godkendt deres ansøgning i 2004, hvilket er lidt under det overordnede gennemsnit, som blev på 57 pct. godkendte.
Det er tilfredsstillende, da vi ikke kan forvente, at mindre erfarne ansøgere kan have helt samme godkendelsesprocent som de erfarne. Og det er en væsentlig styrkelse af de mindre erfarne siden Minipuljens første år, da kun 7 ud af 30 mindre erfarne ansøgere (23 pct.) fik godkendt bevilling.
Baggrunden for den stigende godkendelsesprocent for de mindre erfarne skal dels ses som øget målgruppefokus på rådgivning for denne gruppe ansøgere, dels som et resultat af de tiltag overfor de mindre erfarne, som blev indført med de nye retningslinjer.
Godkendelsesprocenten for de erfarne ansøgere er som forventet lidt højere (65 pct.).
Der har været en egentlig klage på et afslag. Denne blev sendt direkte til udviklingsministeren. Klagen og ministerens svar går til styre-gruppen som generel orientering og bruges i erfaringsopsamlingen. I den konkrete sag bakkede ministeren helt og fuldt op om bevillingsgruppens afgørelse og Projektrådgivningens sagsbehandling.
– om samspil og effektivitet
Procedurer og arbejdsgange omkring Minipuljen udvikles og forbedres kontinuerligt. Således bliver rollefordelingen i Minipuljen fortsat præciseret. Styregruppens rolle som den overordnede ansvarlige for linjen i Minipuljen er blevet præciseret, og det nye tiltag med et medlem af styregruppen som følger Minipuljen særlig tæt, er blevet udviklet i 2004.
Styregruppen har valgt, at 2 medlemmer af gruppen er ansvarlig for løbende at følge arbejdet og være sparringspartner for sekretariatet. De 2, der følger minipuljen, er i øjeblikket Gunhild Skovmand og Vagn Frikke-Schmidt.
Et andet nyt tiltag er udviklingen af de halvårlige koordineringsmøder mellem sekretariat og bevillingsgruppe.
Som en udløber af ønsker fra bevillingsgruppen og anbefalingerne fra COWIs reviewrapport, har vi udvidet disse møder fra korte koordineringsmøder til en-dags møder, hvor der også er plads til erfaringsopsamling fra de afsluttede bevillinger. De har nu fået betegnelsen “faglige dage”.
– snart med højere til loftet
De nye retningslinjer var knap nok udsendt, før Udenrigsministeriet (UM) forespurgte Projektrådgivningen om en mulig udvidelse af Minipuljen.
Udvidelsen skulle bestå i at hæve den maksimale bevillingsgrænse fra 1 til 3 mio. kr. Det blev allerede drøftet på årsmødet 2004, og mødet gav styregruppen mandat til at forhandle med UM om en sådan udvidelse.
UM ønskede, at der blev gennemført den føromtalte kapacitetsundersøgelse (eksterne review), der kunne give en vis sikkerhed for, at Projektrådgivningen var opgaven voksen. Og fra styregruppens side ønskede man at sikre de nødvendige personale og bevillingsmæssige ressourcer for en sådan udvidelse.
Reviewet var meget positivt overfor en udvidelse. På medlemsmøderne i januar 2005 blev styregruppens ligeledes positive indstilling og forslag til de overordnede rammer støttet af de fremmødte medlemsorganisationer. På det grundlag har styregruppen med UM færdigforhandlet en aftale om vilkårene. De vil være gældende fra 1. april 2005.
Aftalen betyder:
– Vi afkorter den nuværende 3-årige bevilling på 60 mio. med et år, således at der er ekstra 20 mio. at bevillige i 2005.
– Vi vil først lave en gennemgribende revision af retningslinjerne fra foråret 2006.
– Indtil da vil ansøgninger under 1 mio være underlagt de eksisterende retningslinjer
– Ansøgninger mellem 1 og 3 mio vil være underlagt midlertidige tillægsretningslinjer, der i store træk følger de nugældende retningslinjer for Danidas enkeltbevilling.
– Der er sikret ekstra ressourcer til bevillingsgruppen, og fra efteråret 2005 vil sekretariatet blive suppleret med en forvaltningsmedarbejder.
– om at bruge hinandens erfaringer
Der har i 2004 været holdt 2 erfaringsworkshops for de organisationer, der har igangværende bevillinger. Det er uhyre nyttige workshops, som sikrer en stadig udveksling af erfaring men også betyder, at vi kan udvikle kvaliteten af arbejdet både i projekterne og i administrationen.
De afviklede workshops har udviklet sig fra at indeholde mere generelle oplæg fra organisationerne til at være mere fokuserede på faglige temaer.
Senest var det monitorering, der blev sat fokus på. Det er erfaringen, at fokuseringen af arbejdet er værdsat af deltagerne. Denne workshop-form vil blive fulgt op i 2005.
– om betydningen af uafhængighed og kvalitet
Det vigtige princip med adskillelse af konsulentordningens rådgivning og kompetencen til at bevilge hos en særlig bevillingsgruppe fungerer fortsat godt og blev vurderet positivt af COWIs review.
I styregruppen vurderer vi det som et afgørende princip, der sikrer, at Projektrådgivningen ikke blot udvikler sig til en forvalter af Danida-midler, men holder fast i at konsulentordningens rolle er at være helt uafhængige rådgivere for medlemsorganisationerne.
Den meget høje kvalitet af Bevillingsgruppens arbejde er således utroligt vigtig. Bevillingsgruppen har igen i 2004 gjort et stort og solidt arbejde, der sikrer både en god feed-back til alle ansøgere, såvel som at den nødvendige dokumentation i forbindelse med alle beslutninger er på plads. Alt sammen med stringent overholdelse af deadlines.
Der har endda været plads til at udvise særlig fleksibilitet på procedurerne i visse tilfælde. Styregruppen vil gerne sige mange tak til bevillingsgruppen for det store engagement, der lægges i dette arbejde.
– om styregruppens rolle
I forbindelse med den sidste aftale med Danida blev der indarbejdet et budget for 2 Styregruppe-rejser over den 3-årige periode til besøg hos danske NGOers minipuljeprojekter i Syd.
I den sammenhæng var Gunhild Skovmand sammen med NGO-konsulent Søren Asboe i marts 2005 på besøg hos 3 Sydpartnere i Indien, hvor den ene arbejder meget bevidst med advocacy og de 2 andre med mere traditionelle partnerskabsaktiviteter og projekter.
Det var en spændende og lærerig rejse, hvor det blev klart udtrykt fra Sydpartnerens side, at det var af stor betydning at have en aktiv dansk partner, og at det helt klart medvirkede til, at aktiviteterne blev af meget højere kvalitet.
De værdsatte det tætte samarbejde med den danske partner og nævnte, at det var med til at opbygge kapaciteten i organisationen. Som styregruppemedlem var det yderst lærerigt at se, hvordan andres projekter bliver gennemført i praksis.
En lære af dette kunne være, at selv om vi er mere end travlt optaget af egne projekter, når vi er på projektbesøg, bør vi også forsøge at besøge andres projekter i området.
Aktivitetsplan fra 2004 – resultat
– gennemførelse af 4 ansøgningsrunder – er sket
– afvikling af 2 erfaringsworkshops – er sket
– udsendelse af 3.000 brochurer om Minipuljen – er sket
– gennemføre en første vurdering iht. indikatorer i Fase II-ansøgning – gøres hvert kvartal
Organiseringen
Medlemmerne – om hele tiden at vokse
I 2004 nåede Projektrådgivningen op på 191 betalende medlemsorganisationer. Der synes ikke at være en ende på, hvor mange i vores land, der har eller vil oprette en forening, som på en eller anden måde relaterer sig til u-landsarbejde. De åbne informationsmøder og brochurerne udsendt i 2004 kan have bidraget til den fortsatte stigning.
De mange medlemmer er en stor styrke i arbejdet med at sikre de bedst mulige vilkår for danske NGOers u-landsarbejde.
Noget af det første, vi gør overfor politikere og andre interesserede vi møder, er at vise dem medlemslisten. Det giver som regel anledning til en god snak om den enorme mangfoldighed. Medlemskredsen må siges at være ganske repræsentativ for den danske befolkning.
På årsmødeseminaret har vi lagt op til en provokerende gruppesession, der hedder ”grænser for mangfoldighed? ” Et ønske om at drøfte om foreninger kan være for små til at lave langsigtet udviklingsarbejde, om vi kan støtte et bedre samarbejde mellem de mindre foreninger eller om det overhovedet er et problem.
Styregruppen – om organiseret travlhed, synlighed og en svær opgave
Styregruppen har holdt 9 aftenmøder og et lørdagsseminar, generelt med stort fremmøde. Der har været tale om gode principielle, strategiske drøftelser gennemført med stort engagement. Arbejdet med Projektrådgivningens og styregruppens rolle blev gennemført som 2 eksternt faciliterede workshops.
Der har været arbejde med mindre opgaver i undergrupper og været meget mailskriveri, når der skulle tages hurtig stilling til konkrete forhold, materiale i.f.m. review, årsmøde og lignende.
I forhold til Minipuljen har styregruppen valgt at have en særlig følgegruppe (Gunhild og Vagn), der har ansvar for i særlig grad at følge udviklingen og fremlægge principielle spørgsmål overfor styregruppen. De har også deltaget i enkelte møder med bevillingsgruppen om principielle spørgsmål.
Den helt store opgave i styregruppen har været arbejdet med det eksterne review gennemført af konsulentfirmaet COWI. Det var nødvendigt flere gange i processen overfor COWI og UM at markere, at styregruppen er den ansvarlige for arbejdet i Projektrådgivningens sekretariat. Og styregruppens rolle blev først for alvor synligt i materialet på vores foranledning.
Samtidig gav forløbet dog god anledning til refleksion netop over styregruppens rolle og behov for at være synlige. I processen var også indlagt en brugbar heldags-workshop for både styregruppe, bevillingsgruppe og sekretariat om krav og vilkår ved udvidelsen af Minipuljens bevillingsgrænse.
I reviewprocessen var der flere gange uoverensstemmelser med COWI både om form og indhold, som det krævede vældig mange ressourcer at få bearbejdet!
Rapporten og de deraf følgende forslag til udvidelse af Minipuljens bevillingsgrænse blev efterfølgende lagt frem til drøftelse på 2 medlemsmøder med klare indstillinger fra styregruppen.
Der henvises til www.prngo.dk, hvor rapporten og dens anbefalingerne samt Projektrådgivningens kommentarer hertil er tilgængelige. Samme sted findes desuden de oplæg, der blev lavet til medlemsmøderne.
Sanne Müller ønskede fra starten af året at trække sig tilbage efter mange års indsats som formand. Det blev accepteret med stor beklagelse og mange roser til Sanne for indsatsen i en både meget omskiftelig og opbyggelig tid for Projektrådgivningen.
Sanne har stået i spidsen i en periode, hvor Projektrådgivningen på godt og ondt har gennemgået en eksplosiv udvikling. Tak for det.
Aktivitetsplan fra 2004 – resultat
Mindst 8 styregruppemøder heraf et heldagsmøde holdes – 11 er holdt (inkl. workshop om minipuljen)
Møderne skal udformes, drøftes og vedtage:
Strategi for Projektrådgivningens generelle placering og rolle, jævnfør ovenstående – er sket
Arbejdspapirer om:
– Minipulje Fase IIa (ny bevillingsgrænse) – er sket
– Netværk – er sket
– Materialeudvikling – midlertidig er drøftet
– de 4 faglige prioriteringer – mangler (se under kerneydelser)
– databaseudvikling (er forsinket – teknisk svært og dyrt )
– opfølgning på brugerundersøgelse – er sket
– opfølgning på arbejdet med og rapporter om folkelig forankring – er sket
– Input til Terms of Reference for efterårets eksterne gennemgang/vurdering af Projektrådgivningen samt bemærkninger til materialet – er sket
– Gennemførsel af de øvrige vedtagne forslag på dette årsmøde – er sket
– Implementering af anbefalinger fra brugerundersøgelse – er sket
Sekretariatet – om team, tillid og tilrettelæggelse
Citat: “Den overordnede vurdering af Projektrådgivningens organisatoriske kapacitet er positiv. De forvaltningsmæssige og administrative forhold på Projektrådgivningen er fuldt forsvarlige, og man har over de sidste 2 år bevæget sig langt i beskrivelsen af procedurer og formater. Samtidig råder organisationen over et kvalificeret personale, som udfører deres arbejde professionelt og med stort engagement.”
Sådan står der i det eksterne review. Det er helt overensstemmelse med Styregruppens opfattelse. Styregruppen finder, der er grund at have stor tillid til sekretariatets udførelse af opgaverne.
Reviewet diskuterer samtidig fordele og ulemper ved den såkaldt “flade teambaserede struktur” i sekretariatet. Konklusionen er, at den valgte struktur er yderst postiv for udførelsen af arbejdet, hvis der samtidig sikres opmærksomhed på effektiviteten i udførelsen af opgaverne.
Teambaseret betyder eksempelvis, at alle konsulenter og lederen kan påtage sig rådgivninger inden for de fleste områder. På samme måde vil alle konsulenter og leder kunne tilrettelægge, lede og holde oplæg på forskellige kurser og møder.
Alle vil også kunne deltage i udvikling af materialer, opdatering på hjemmeside, tekst til nyhedsbreve, opfølgning på Minipuljeprojekter, eller være Projektrådgivningens observatør i relevante netværk.
Ansvarsområde betyder, at konsulenten og lederen indenfor de pågældende områder har ansvaret for strategioplæg og -implementering, konkret planlægning på lang og kort sigt – og (sikring af) effektiv og rationel udførelse af opgaverne.
De 5 ansvarsområder og de særligt prioriterede faglige områder er:
– Information, debat og netværk og folkelig forankring
– Rådgivning (Enkeltbevillingen og Minipuljen)/ ligestilling, rettigheder og fortalervirksomhed
– Kurser, materialeudvikling og organisationsudvikling
– Minipuljen/ andre støttemuligheder
– Ledelse, strategiudvikling og repræsentation, monitorering og evaluering
Der vil løbende kunne ske forskydninger imellem konsulenterne. Områderne er beskrevet yderligere internt på sekretariatet.
Reviewet peger på, at der er behov for en mere systematisk kortlægning af medarbejdernes kvalifikationer. Det skal så sammenstilles med både den enkelte og Projektrådgivningens konkrete og strategiske behov. Hensigten er at forbedre den enkelte medarbejders faglige udvikling og efteruddannelse. En sådan kortlægning vil blive foretaget i løbet af 2005.
Sekretariatet arbejder generelt med faglig udvikling ved forskellige typer af interne fælles faglige udviklingsmøder (faglige dage) nogle gange med ekstern input samt med deltagelse i enkelte eksterne kurser og møder herunder kurser og møder hos Bistandstorget i Norge.
Tjenesterejser med partner- og projektbesøg i Syd er uvurderlige i arbejdet med at opbygge kapaciteten. Det gør, at vi fortsat kan være på forkant med erfaringer, viden og læring om det konkrete arbejde.
I løbet af det sidste år har der været en konsulent i Bolivia, en i Mellemamerika, en i Tanzania (review feltbesøg med COWI plus UM). Rejsen søges altid tilrettelagt sammen med den danske partner, ligesom der finder en afrapportering sted efter hjemkomsten.
Vi har indtryk af at rejserne på den måde også er til direkte gavn for medlemmerne og deres partnere i Syd. Rejsemål tilrettelægges ud fra en kombination af personlige og faglige, tilsynsmæssige, geografiske og tematiske behov. Styregruppen orienteres om grundlaget for den enkelt rejse – og modtager en særlig afrapportering fra rejserne en gang om året.
I reviewet peges der på, at der er behov for at præcisere formålet med den enkelte tjenesterejse – i særlig grad vedrørende rollen som ”tilsynsførende” overfor Minipuljeprojekter. Det arbejdes der nu med.
– nu med ny konsulentstilling
Der er i samarbejde med Udenrigsministeriet oprettet en ny konsulentstilling i konsulentordningen. Stillingen er oprettet for i særlig grad at kunne støtte organisationer, der er stiftet og drevet fortrinsvis af grupper af indvandrere.
Oprettelsen er udtryk for en hurtig respons fra UMs side på nogle tanker og behov fremlagt af Projektrådgivningen i august 2004. Der har siden været et forarbejde, som delvist kan ses på hjemmesiden (i forbindelse med stillingsopslaget).
Det slås fast, at der er behov for at undersøge og analysere området nærmere, før man kan opstille mere præcise målsætninger og strategier for dette arbejde
Den 1. april gik den nyansatte konsulent Marianne Frederiksen i gang – både med netop at undersøge og analysere, men også med konkrete besøg og rådgivninger hos organisationer, der allerede er medlemmer.
Aktivitetsplan fra 2004 – resultat
– opdatering af jobbeskrivelser – delvis opfyldt
– 2 heldags planlægningsmøder – er opfyldt
– 3 tjeneste- og uddannelsesrejser m. rapporter – er opfyldt
– et besøg i Norge og (eller) Sverige – der har været tale om kursus- og mødedeltagelse i Norge samt et møde i Norge med Bistandstorget og det svenske Bistandsnemd
Aktivister – aktivisme ad hoc
Aktivister er først og fremmest knyttet til opgaver ad hoc (mod mindre honorar). Der bruges fast en aktivist til at fastholde indholdet fra udvalgte kurser og arrangementer på skrift.
Det sker i form af en notits til nyhedsbrevet og i nogle tilfælde et mere fyldigt referat. De lægges samtidig ud på hjemmesiden under ”efter kurset”.
Aktivister kan også have særlige opgaver i forbindelse med andre seminarer, deltagelse i kampagner, afvikling af særlige arrangementer eller løsning af mindre opgaver relateret til medlemsorganisationerne.
Aktivitetsplan fra 2004 – resultat
– udarbejde skriftlig opsamling på mindst halvdelen af kurser og møder – er sket
– medvirke i tilrettelæggelse af og deltage i 4 særlige aktiviteter, arrangementer og kampagner – er sket
– alle aktivister modtageren halv dags introduktion på sekretariatet – delvist opfyldt
Administration – stadig velsmurt
Reviewteamet skriver ”PR har siden gjort en stor indsats for at beskrive de administrative procedurer i lyset af kravet om Forvaltningsrevision. Beskrivelser for størstedelen områderne, som endnu manglede i “Ramme – og procedurebeskrivelse” 2002/03, er nu blevet fuldendt.”
Styregruppen finder, at den generelle administration gennemføres fuldt tilfredsstillende af kompetente medarbejdere. Der er sket et sekretærskifte i september 2004, da Rikke valgte at begynde på lærerstudiet og Susanne overtog stillingen
Sagsbehandling, administration og opfølgning og tilsyn i forbindelse med den stærkt stigende mængde løbende bevillinger i Minipuljen og ansøgningsrunder hvert kvartal har betydet et stærkt pres på alle dele af sekretariatet.
Sammen med udvidelsen af bevillingsgrænsen til 3 mio. kr. har det medført, at der er tilført et mindre antal ekstra sekretærtimer til sekretariatet. Desuden er det aftalt med UM, at der oprettes en stilling som forvaltningsmedarbejder fra 1. oktober 2005.
Der arbejdes stadig med at etablere en fuldt udbygget database, der har sammenhæng med arkivering, mail- og dokumentbehandling. Det er en proces, der har taget meget længere tid end beregnet, men den forventes afsluttet i løbet af 2005.
– og der er grund til at takke
Det er på sin plads her fra Styregruppens side at udtrykke en stor tak til alle ansatte i sekretariatet. Tak for en særdeles god indsats og for det engagement og den professionalisme, der altid er til stede i det arbejde, I udfører.
Vi er utrolig glade for det åbne, positive, lærerige og udfordrende samarbejde, vi i Styregruppen har med jer. Vi ved fra bl.a. reviewet, at medlemmerne er enig i vores meget positive vurdering af jeres arbejde og indsats.
Aktivitetsplan fra 2004 – resultat
– tilrettelægge og prøvekøre et udbygget database, arkiv og dokumentbehandlingssystem – se ovenfor
Samarbejdet med Udenrigsministeriet – om at være konstruktiv – og kritisk
Der er et godt og tæt samarbejde med kontoret for humanitær- og NGO-bistand. Der er tale om et åbent og tillidsfuldt samarbejde, hvor der en fornuftig adskillelse af det daglige faglige samarbejde – og det niveau, hvor der indgås aftaler og drøftes principper.
De halvårlige såkaldte samarbejdsudvalgsmøder er foregået på oplæg fra Projektrådgivningen og har tjent både til afrapportering og udvikling af ideer, strategier og aftaler.
Der har været holdt et særligt møde med alle konsulenter i sekretariatet og en stor gruppe af medarbejderne fra HUM. Derudover afholdes der særskilte møder efter hver enkeltbevillingsgrunde.
Her kan vi blive opdateret og drøfte principielle spørgsmål, procedurer etc. i forbindelse med enkeltbevillingen. Det er vigtigt for at bevare Projektrådgivningens kompetence og rolle som rådgivere også for ansøgere til enkeltbevillingen.
Vi bestræber os på at være konstruktive, men også kritiske i dialogen.
Der har efterhånden traditionen tro deltaget repræsentanter for UMs kontorer på flere fyraftensmøder og kurser. Samarbejde med ledelsesniveauet i Danida er gået via møder med ledelsen – på initiativ fra og med deltagelse af NGO-kontaktudvalget.
Aktivitetsplan fra 2004 – resultat
– indkalde og deltage i 2 samarbejdsudvalgsmøder –er sket
– deltage i 3 møder om hhv. Enkeltbevillingen, allianceprojekter, folkelig forankring og Minipuljen – er sket.
Det sidste ord – om ansvar og at turde lære noget sammen
Vi har et stort ansvar – alle sammen. I medlemsorganisation, styregruppe, bevillingsgruppe og sekretariat. Først og fremmest et ansvar overfor de mange mennesker ude i verden, der i perioder bliver knyttet til os.
Et ansvar for, at det vi gør sammen med ikke bare skaber afhængighed, underlæggelse og taknemmelighed. Vi skal skabe selvrespekt og værdighed og give handlemuligheder.
Vi ved, at der uundgåeligt opstår skuffelser undervejs
Det betyder, at vi er forpligtede til at lytte til andres erfaringer og til at lære sammen og om nødvendigt til at handle
Men er vi gode nok til at stille kritiske og udfordrende spørgsmål til hinanden omkring det udviklingsarbejde, vi sammen med vore partnere er med til at sætte i gang? Når vi de fattigste med vores bistand, for hvem det altafgørende er at få mad på bordet og have et rimeligt sted at bo?
Den megen fokus på fortalervirksomhed medfører at vi nødvendigvis ofte må prioritere en anden og mere ressourcestærk gruppe med forventning om, at det på længere sigt vil medføre ændringer i landets politik og prioriteringer. Er det i orden?
Hvor lang tid må der gå, før de fattige får mulighed for at få indflydelse på prioriteringerne? Det gælder i forhold til lokale og nationale myndigheder, men også i vores partnersamarbejde.
Hvordan sikrer vi et godt samspil med service-levering, hvor det er nødvendigt? Udvikling er at udvide folks reelle valgmuligheder. Gør vi det med det vi laver, eller gør vi de fattige afhængige af vores støtte?
Vi kan kun komme vider med de spørgsmål, hvis vi er villige til at være åbne, erkende fejltagelser og lære af dem – og ikke mindst lære af succeserne.
Projektrådgivningen skal være en ramme om at lære sammen. Og gerne også at handle sammen – i det små og i det store.
– om kritik, styrke og det at vælge
Det betyder også, at vi skal være åben overfor kritik og nye veje. Styregruppen har her givet sit bud på årets beretning. Ser du tingene på samme måde er det jo fint.
Men måske er der noget der skurrer, noget du får lyst til at sige eller spørge om eller nye ideer, du gerne vil af med. Så er du både velkommen og på sin vis forpligtet til at sige det. Det kan ske på årsmødet, i telefonen til styregruppe eller sekretariat, på mail eller når vi alligevel mødes til kurser, møder og rådgivning.
Projektrådgivningen er efter 10 år stærkere end nogensinde. Men der er også mange veje at gå – og meget vi gerne vil. I de kommende år må vi sammen prioritere, hvad der er vigtigt og mindre vigtigt – og vælge hvilke retninger vi skal bevæge os i.
Det er jo i virkeligheden en positiv og
