Job: Deltidssekretær med bogføringskompetencer til CISU

CISU søger en engageret deltids-sekretær til at opfylde et øget behov for sekretærbistand på sekretariatet.

Kunne du tænke dig:

• at bruge dine stærke sekretærkompetencer, og din erfaring, til gavn for de folkelige danske foreningers indsatser for en mere retfærdig verden sammen med deres partnere i udviklingslandene?

 

• at arbejde på et sekretariat i Aarhus for en sammenslutning af 280 danske medlemsorganisationer, 24 ansatte og en omsætning på omkring 200 mio. kr. om året?

 

• at være det administrative centrum i CISUs sekretariat i samarbejde med en anden sekretær

 

• at udføre bogholderiopgaver for vores EU-projekt

 

CISU oplever lige nu en spændende og udfordrende udvikling i opgaver, omsætning og organisatorisk kompleksitet. Vi søger en medarbejder, der brænder for at tage del i den udvikling.

 

CISU leverer i dag et bredt sæt af kapacitetsydelser og forvalter flere puljer finansieret af Udenrigsministeriet: Civilsamfundspuljen (støtte til almene civilsamfundsindsatser i udviklingslande), Danish Emergency Relief Fund (støtte til humanitære indsatser), Oplysningspuljen (en mindre pulje til danske oplysningsindsatser). Fra december 2017 har EU endvidere finansieret en europæisk oplysningspulje om FN’s Verdensmål, hvor CISU har rollen som den ledende organisation i et europæisk netværk. Se mere på cisu.dk

 

Opgaverne vil (i samarbejde med den anden sekretær) omfatte:

 

Servicering af CISUs medlemsorganisationer, samarbejdspartnere og eksterne henvendere – herunder at:

• yde kompetent og venlig telefon (og omstillings) service
• håndtere alle generelle mailhenvendelser til CISU
• håndtere ind- og udmeldelser, tjek af registrering i database, upload af nødvendige dokumenter, registrering af kontingentindbetaling og elektronisk udsendelse af velkomstinfo med log-in til organisationssider
• løbende opdatering af medlemsoplysninger + ændringer i database
• understøtte forberedelse og afholdelse af den årlige generalforsamling

 

Servicering af sekretariat – herunder at:

• skrive referat af sekretariatets ugentlige fælles møde samt andre møder efter aftale
• varetage intern kommunikation af administrative og praktiske forhold, herunder udforme vagtplaner
• foretage indkøb af kontorartikler, inventar, serviceydelser etc. herunder at tilrettelægge udbud i samarbejde med controller
• være kontaktperson til faste leverandører af IT support, kopiering og telefoni om løbende driftsservicering
• være kontaktperson til lokaleudlejere både i Aarhus og København samt til kontorfællesskabet i Aarhus vedrørende praktisk/administrative forhold
• yde intern support i sekretariatet på praktisk/administrative områder, telefon, mail- og kalendersystemer etc.
• foretage rejse- og hotelbestilling i begrænset omfang

samt

• bidrage til udvikling af sekretariatets administrative systemer, praksis og procedurer samt af den interne kommunikation

 

Servicering af CISUs kapacitetsopbygningsindsatser – herunder at:

• koordinere med de kursusansvarlige, oprette kurser og workshops i database.
• reservere og bestille lokaler og forplejning, til- og afmelding af deltagere, herunder bekræftelser og påmindelser og håndtering af betalinger

Desuden indeholder stillingen bogholderiopgaver for CISUs EU-projekt med oplysning om FN’s Verdensmål i 7 lande i Europa – herunder at:

 

• Foretage al bogføring indenfor projektet
• Bidrage til budgetopfølgning og finansiel rapportering

 

Opgaveporteføljen kan ændre sig over tid. Hvor det er relevant, vil der være tale om deltagelse i tværgående opgaver i sekretariatet herunder deltagelse i tematiske grupper.

 

Kvalifikationer:

Vi lægger vægt på, at du har en relevant uddannelsesbaggrund som sekretær og desuden at du har kendskab til og konkrete erfaringer med at:

 

• varetage almene sekretæropgaver så som telefonpasning, håndtering og besvarelse af mails, rejsebestillinger, indkøb, administration og logistik i forbindelse med møder og kurser, referatskrivning ved møder samt opfølgning, vedligeholdelse af kartoteker etc.
• varetage bogføringsopgaver (helst i Navision)
• bruge Office pakken i det administrative arbejde, herunder i særdeleshed Outlook og Access database
• håndtere udadvendte henvendelser og kontakter og give professionel og venlig service til brugere / medlemmer / leverandører / samarbejdspartnere etc.
• kan kommunikere tydeligt og inspirerende i skrift og tale

Du skal kunne tale og skrive på engelsk

Det vil være dejligt hvis du også kender til:

• arbejdet i politisk ledede organisationer
• forenings-/organisationsarbejde
• at arbejde i databaser

og at du

• er systematisk, tålmodig og har personlig gennemslagskraft
• har et godt administrativt overblik og kan bevare det i en presset situation
• kan kommunikere tydeligt og inspirerende i skrift og tale
• at du er løsningsorienteret og kan lide at udvikle opgaver og rutiner
• at du er super struktureret og ansvarlig
• har lyst til at arbejde med folkeligt baserede organisationer og udviklingssamarbejde
• at du har lyst og evne til at være omdrejningspunkt i et travlt sekretariat og arbejde fleksibelt med flere forskellige opgaver og rutiner

 

Vi tilbyder:

• Et spændende og udfordrende job på et travlt sekretariat med mange fagligt spændende og udfordrende opgaver
• En rar, sjov og uformel arbejdsplads med fokus på høj medarbejderinddragelse, stærk faglighed og transparente processer og arbejdsgange